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Canarias 8 de Julio de 2011
Unas veinte empresas locales proveedoras del Servicio Canario de la Salud se forman en la utilización del EDI (Intercambio Electrónico de Documentos)
El Proyecto EDI, que se encuentra en fase de pilotaje con varios proveedores, implica la reducción de los plazos de pago y de los intereses de demora.
Unas veinte empresas locales proveedoras del Servicio Canario de la Salud (SCS) han participado en un curso de formación celebrado en Tenerife y Gran Canaria sobre el Proyecto EDI (Intercambio Electrónico de Documentos) impartido por la Asociación Española de Codificación Comercial.
Los objetivos del curso eran explicar cómo se aplican los estándares GS1 en las relaciones comerciales, dar las claves para implantar el EDI en estas empresas, presentar una visión general y actualizada del EDI, definir los conceptos de factura electrónica, firma digital, seguridad e integridad en las facturas digitales, exponer la legislación que regula la e-factura: directrices de conservación, legibilidad, llevanza, etc, y ofrecer los servicios de valor añadido de AECOC para empresas.
La Consejería de Sanidad está inmersa en la automatización y estandarización de la cadena de suministro del SCS con sus proveedores, mediante la implantación de las funcionalidades EDI y la lectura automática de los códigos de barras en los almacenes, un importante avance por lo que supone de mejora organizativa de la Administración.
En el marco del continuo esfuerzo de modernización de sus servicios públicos, el Proyecto responde a la apuesta de la Consejería de Sanidad del Gobierno de Canarias por la mejora del proceso de compras con el objetivo de optimizar sus operaciones administrativas, eliminando el papel en toda la cadena de suministro y aportando garantía de entrega y recepción.
La implantación del EDI disminuye los errores en la mecanización de artículos en las transacciones comerciales, aporta una mayor rapidez y, por tanto, ahorra tiempo en las operaciones; reduce los costes de gestión, da información más detallada sobre los productos y dota de una mayor eficiencia los procesos.
A principios de 2010, el Servicio Canario de la Salud inició la adquisición de lectores de códigos de barras para los almacenes de las once Gerencias de Atención Primaria y Hospitalarias del SCS, así como la contratación de una empresa de consultoría y proveedor de soluciones para el arranque del proyecto EDI. A falta de completar el alineamiento de ficheros maestros con sus proveedores, durante el año 2011 se iniciarán las pruebas con los mensajes de pedido, respuesta al pedido, albarán, confirmación de recepción y factura para las transacciones comerciales con los proveedores de productos farmacéuticos y sanitarios.
De hecho, ya en la web del Servicio Canario de la Salud: www.gobiernodecanarias.org/sanidad/scs, en el apartado "Web de proveedores", están disponibles los documentos necesarios para que los proveedores interesados puedan iniciar sus trabajos.
En el ámbito sanitario, tanto hospitales y servicios de salud como laboratorios, proveedores y distribuidores farmacéuticos utilizan EDI en sus transacciones comerciales para que la cadena de suministro sea mucho más productiva, eficiente y flexible. En esta línea, el Servicio Canario de la Salud presentó al sector las principales estrategias de su Proyecto EDI en una jornada que tuvo lugar el pasado 30 de marzo en Las Palmas de Gran Canaria.
Cómo funciona
EDI es el Intercambio Electrónico de Datos en formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en transacciones comerciales con reducción al mínimo de la intervención manual mediante el uso de un lenguaje común. Se define como el conjunto de reglas que permiten estructurar de un modo racional y acordado los documentos intercambiados en las relaciones comerciales con el fin de facilitar su manejo y comunicación.
Los beneficios para el servicio se marcan en términos de trazabilidad de los documentos, aspecto fundamental para el SCS principalmente en la fase de pedido, donde tendrá plena certeza de que el proveedor ha recibido su pedido evitando así problemas de desabastecimiento de productos en aspectos tan críticos como la salud. Otras ventajas son la disminución de costes por documento recibido y enviado, la mejora de la eficiencia, al liberar de tareas administrativas de escaso valor añadido y permitir destinar los recursos humanos a aspectos más productivos.
El proyecto repercute también en la minimización de incidencias en la recepción: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
Se obtiene información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra un pedido y toda su información asociada (errores, rectificaciones, pagos, recepción de mercancías, albaranes,... ) de forma exacta y actual.
Se optimiza la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
Se reducen los tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de documentos (pedidos/albaranes/facturas) por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
Ahorro de espacio y gestión más rápida y efectiva de archivos.
Beneficios para proveedores
Ahorro de costes en la gestión de envíos de documentos, Recursos Humanos, manipulación, ensobrado, sellado, gestión de reclamaciones, etc.
Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas de poco valor añadido permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en la empresa.
Acortar los tiempos de cobro y mejora del flujo de caja evitando en lo posible problemas de liquidez a las empresas al garantizar la gestión a través de un sistema rápido, seguro y eficaz.
Control de acciones erróneas, pérdida o extravío de los documentos.
Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de documentos por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
Otras ventajas son la obtención de información en tiempo real, mayor seguridad del envío electrónico, mejora de la planificación financiera de la empresa, la optimización de la gestión administrativa en la empresa, inmediatez del envío de la factura por medios electrónicos, administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana.
De cara a la sociedad, los beneficios son el menor impacto medioambiental -menor tala de árboles, menor consumo de agua, menor contaminación y supresión del consumo energético de los servicios de mensajería-, disponer de una Administración moderna y eficaz, y generar un tejido productivo más competitivo derivado de la adopción de las nuevas tecnologías.
